¿Qué es el proceso de implementación de ERP?

En Acumatica, reconocemos que seleccionar el software de sistema ERP adecuado para su organización es una decisión importante que requiere tiempo e investigación. Pero, una vez seleccionado, la implementación de ese software puede ser intimidante.

Una implementación de ERP implica instalar el software, trasladar sus datos financieros al nuevo sistema, configurar sus usuarios y procesos y capacitar a sus usuarios sobre el software. Elegir el socio adecuado para implementar su sistema ERP es casi tan importante como seleccionar el software correcto en primer lugar.

Al igual que con cualquier proyecto grande, es imperativo que tomes las cosas paso a paso. Afortunadamente, las implementaciones de ERP exitosas y tranquilas no solo son factibles, sino que también son bastante comunes .

Antes de analizar en detalle el proceso de implementación, su enfoque inicial debe ser seleccionar el proveedor de software de sistema ERP adecuado para su empresa. Los resultados esperados de implementar la tecnología ERP correcta deben ser operaciones optimizadas, funcionalidad fácil de usar, una vista en tiempo real de su negocio en cualquier momento y en cualquier lugar en cualquier dispositivo, y una plataforma de ERP que no solo es segura sino que también es adaptable -Cambio de necesidades de su empresa. Esto es algo de lo que sabemos un poco en Acumatica.

Una vez que haya seleccionado su solución ERP , el siguiente paso es implementar el software del sistema ERP.

¿Qué tipo de proyecto de implementación es?

En Acumatica, reconocemos que hay tres tipos de proyectos de implementación:

• Express : la implementación es funcional fuera de la caja (OOB); El cliente es una entidad única sin procesos complejos y no se requieren soluciones adicionales.
• Estándar : la implementación es para entidades individuales o múltiples que requieren personalizaciones mínimas y soluciones complementarias, y son moneda única e idioma.
• Avanzado : la implementación es para entidades individuales o múltiples con varias ubicaciones, varias monedas e idiomas. Sus procesos de negocio e integraciones van desde moderados a complejos. Un despliegue complejo está involucrado con varias fases (despliegue de plantilla o piloto).

Con Acumatica, su socio será responsable de reconocer qué tipo de proyecto es su implementación de ERP y luego utilizará la metodología y las herramientas que hemos establecido en nuestro nuevo marco de soluciones Acumatica. Está diseñado para guiar a nuestras organizaciones asociadas a través de los diversos tipos de proyectos y enfatizar que no todos los proyectos deben tratarse de la misma manera debido a su naturaleza dinámica. Las implementaciones de ERP deben concentrarse en la gestión de proyectos como la clave del éxito.

¿Qué es la gestión de proyectos?

En el marco de entrega de soluciones Acumatica, defino la gestión de proyectos como “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para gestionar actividades que cumplan los objetivos del proyecto. La gestión del proyecto consiste en comparar el progreso realizado en comparación con el plan original y, por lo tanto, actualizar el plan ”. Para lograr esto, es necesario reunir un equipo de administración del proyecto para guiar el proyecto de principio a fin.

Decidir actualizar el software de su sistema ERP existente o implementar un nuevo sistema ERP es una tarea importante. Como tal, el equipo que formen debe estar formado por personas de toda la organización que serán las más afectadas por la tecnología de ERP: los usuarios. Nunca se garantiza una transición sin problemas de un sistema antiguo a uno nuevo, pero las personas que se beneficiarán más de él estarán motivadas por anticipar los resultados que obtendrán y obtener los beneficios de esos resultados lo más rápido posible.

También es importante tener en cuenta que comunicar exactamente lo que está sucediendo, por qué está sucediendo, y cuando sucede a lo largo del proceso mantendrá a todos informados y mitigará la ansiedad que pueden generar las implementaciones de ERP. Las sorpresas pueden ser buenas y malas. Si sus empleados, los usuarios finales, entienden desde el principio que la adopción de la tecnología ERP es una estrategia y una iniciativa empresarial y no solo un nuevo paquete de software o un proyecto de TI, entonces es más probable que apoyen todo el proceso.

El equipo de gestión del proyecto incluye un patrocinador ejecutivo que supervisa el proyecto a tiempo parcial. Él o ella proporciona las expectativas para el proyecto junto con los recursos necesarios; él o ella está disponible para ayudar a responder las preguntas inevitables o aliviar cualquier inquietud que surja. El equipo también requiere un Líder de Proyecto que tenga conocimiento sobre su negocio, tenga experiencia previa en administración y pueda comunicarse claramente. El líder representa al equipo y el proyecto a la gerencia superior y es responsable de lograr los objetivos del proyecto. Los restantes miembros del equipose le asignarán sus tareas y responsabilidades detalladas durante el proceso de planificación; los miembros del equipo deben elegirse en función de su nivel de experiencia y conocimientos relacionados con la tarea, ya que serán los más afectados y estarán más dispuestos a ver que la implementación del software del sistema ERP tenga éxito.

¿Cuáles son las etapas de implementación?

Con su equipo reunido, las etapas de implementación entran en juego. Las etapas son las siguientes:

• Descubrimiento : consta de procesos que ayudan a definir la necesidad, la visión, el alcance del proyecto y el compromiso del cliente para continuar.
• Planificar y monitorear : consiste en procesos que involucran el desarrollo de una estrategia para completar el trabajo, así como medir el progreso y tomar las acciones correctivas según sea necesario. Esto ocurre durante todo el proceso.
• Analizar : esta etapa es un nivel de descubrimiento más detallado y consiste en procesos que implican la recopilación de requisitos detallados y el análisis de las necesidades comerciales del cliente.
• Construir – Involucrar procesos que realicen las tareas identificadas en la estrategia.
• Estabilizar : consiste en un conjunto de procesos para garantizar que una solución cumpla con los requisitos del cliente y esté lista para la implementación completa en un entorno de producción en vivo. Esto también incluye la disposición de un cliente para usar la solución.
• Implementar : procesos que implementarán la solución en un entorno de producción.
• Post Go Live : procesos que se implementan para brindar soporte al cliente una vez que están activos en la solución, lo que lleva al cierre del proyecto.

El buen comienzo de la empresa y el crecimiento continuo son un gran ejemplo de cómo seguir correctamente las etapas de implementación de ERP de Acumatica .

¿Qué pasa después?

Las etapas de implementación de la tecnología ERP aseguran que su socio y su equipo de gestión de proyectos, todos los cuales desean funcionalidad, facilidad de uso y flexibilidad para los usuarios finales, manejen de manera experta el proceso de implementación.

Si quieres más información contáctanos.

Fuente: Acumatica.com/blog